Korte lijntjes versnellen de kwaliteit van onze dienstverlening

Onze leden verdienen de best mogelijke zorg. Om de ziektehulp nog beter in te vullen, zijn we omgeschakeld naar een meer gecentraliseerde planning. Daarbij kijken onze flexconsultants efficiënter over hun eigen regiogrenzen heen. Op die manier krijgen ze sneller de juiste bedrijfsverzorger op de juiste plek geplaatst.

Het lukt áltijd, benadrukt flexconsultant Cérise Aalberts. “Bij een urgente situatie staat er in no-time een bekwame bedrijfsverzorger op het erf. Precies die kwaliteit vormt het hart van de coöperatie.” Toch is het regelen van ziektehulp slechts één van de vele taken. “Dat maakt een soepele realisatie extra uitdagend.”

Om het werkproces te verbeteren en de dienstverlening naar leden en klanten te vergroten, werkt Abeos Agri sinds kort met een meer gecentraliseerde planning. "Per regio is er één flexconsultant die volledig overzicht houdt op de planning en arbeidstijdenwet", vertelt Ron Kerkhof Jonkman. "En regelmatig komen we ook fysiek bij elkaar. Doordat we vaker bij elkaar op één kantoor werken, kunnen we kort schakelen over wie wat nodig heeft en op welk moment. Dat scheelt tig telefoontjes over en weer. En dat komt de efficiëntie absoluut ten goede."

“We werken met een centraal planbord”, vult Cérise aan. Zij versterkt het planningsteam vanuit kantoor Beilen. “Daarop zien we in één oogopslag waar alle bedrijfsverzorgers op dat moment aan het werk zijn. Dus in alle vijf de regio’s. Ook staat per bedrijfsverzorger vermeld wat zijn/haar vakgebieden en specialiteiten zijn. Dus stel dat ik een ziektehulp aanvraag krijg voor een melkveebedrijf in de buurt van Meppel en ik zie op het planbord dat een zeer ervaren bedrijfsverzorger in Drenthe kippenschuren aan het schoonspuiten is, dan benaderen we hem om per direct naar het ziekteadres af te reizen. Een andere medewerker die tussen haar melktijden weinig te doen heeft, kan dan het schoonmaakwerk overnemen.”

Gevolg: het lid ontvangt de best mogelijke ziektehulp én onze werknemers een goed afgestemd takenpakket. Een win-win situatie, beaamt Ron. “Door bedrijfsverzorgers te laten doen wat ze het beste kunnen, blijft hun werk uitdagend en interessant. En tevreden werknemers maken van Abeos Agri een betere werkgever. Eentje waar mensen graag willen werken.”

De werkwijze vraagt om de nodige flexibiliteit, erkent hij. Ook van leden. Hun bedrijfsverzorger kan plotsteling worden opgeroepen voor ziektehulp bij een ander lid. En die wisseling wordt soms als lastig ervaren.

Na een paar maanden met het gecentraliseerde planningssysteem gewerkt te hebben, onderstrepen Cérise en Ron het nut ervan. Ze krijgen inderdaad sneller de juiste man/vrouw op de juiste plek. En daardoor kan Abeos Agri de continuïteit van aangesloten bedrijven beter borgen.

“Als flexconsultant weet je nooit wanneer je in actie moet komen”, vertelt Cérise tot slot. “Soms doet zich één noodgeval per maand voor in je regio. Soms drie in één week. Doordat we nu daadwerkelijk met de bureaus tegenover elkaar zitten, is één blik al voldoende om te zien dat het menens is. Als team gaan we dan direct aan de slag om de best mogelijke oplossing te realiseren."

Om hun aandeel in het nieuwe planningsteam zo goed mogelijk te kunnen invullen, hebben de vijf betrokken flexconsultants andere werkzaamheden overgedragen aan collega’s. “Voor de duidelijkheid: we blijven wel gewoon contactpersoon voor onze vaste regioklanten”, benadrukt Ron. Dat verandert niet. “Wel zal ik bijvoorbeeld minder vaak bij vaste klussen komen kijken. Die taak is dan weer overgenomen door een andere flexconsultant van het kantoor. En dat kan, want doordat de planning is gecentraliseerd, kan hij/zij weer vaker de boer op. Zo kunnen we ons allemaal meer focussen op de werkzaamheden die we het liefst doen en waar we goed in zijn. En de klant? Die merkt daar niets van. Behalve dat onze dienstverlening beter wordt. Dat is onze intentie!”